Regulamin Prac Komitetu Sterującego przyjęty przez Partnerów realizujących projekt systemowy „PROFNET. Wsparcie organizacji pozarządowych realizujących profilaktykę uzależnień” na posiedzeniu Komitetu w dniu 15 kwietnia 2014 r. w Warszawie.

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa organizację i zasady działania Komitetu Sterującego, zwanego dalej „Komitetem”, ustanowionego na mocy Porozumień Partnerskich pomiędzy Fundacją Praesterno a Krajowym Biurem do Spraw Przeciwdziałania Narkomanii ( z dnia 28 marca 2014 roku), Uniwersytetem Warszawskim (z dnia 2 kwietnia 2014 roku) i Polskim Towarzystwem Zapobiegania Narkomanii (z dnia 18 marca 2014 roku), zwanymi dalej „Partnerami”, w celu realizacji projektu systemowego „Wsparcie organizacji pozarządowych realizujących profilaktykę uzależnień”, zwanego dalej „Projektem”.

§ 2. Skład Komitetu. Tryb jego prac. Głosowania

1. W skład Komitetu wchodzą Partnerzy (uczestnicy z prawem głosu), Dyrektor Projektu oraz koordynatorzy działań merytorycznych (uczestnicy bez prawa głosu). Komitet może zapraszać do swoich prac według własnego uznania także i inne osoby (uczestnicy bez prawa głosu).

2. Komitet pracuje w trakcie posiedzeń.

3. Decyzje Komitetu zapadają w formie uchwał, podejmowanych w formie konsensusu. W razie niemożności osiągnięcia konsensusu uchwały podejmowane będą zwykłą większością głosów.
W razie równości głosów za i przeciw decydować będzie głos Fundacji Praesterno.

4. W głosowaniach każdemu Partnerowi przysługuje jeden głos. Wszystkie głosowania (w tym także w sprawach personalnych) są jawne.

5. Komitet może także podejmować uchwały poza posiedzeniami w drodze pisemnych uchwał głosowanych obiegiem. W tej procedurze jeden z Partnerów opracowuje projekt uchwały, podpisuje go i przekazuje pozostałym Partnerom. W głosowaniu wziąć muszą udział wszyscy Partnerzy.

§ 3. Zakres odpowiedzialności Komitetu

Komitet odpowiedzialny będzie za:
a) podejmowanie decyzji strategicznych , w tym zarządzanie ryzykiem i wprowadzanie ewentualnych propozycji zmian w Projekcie,
b) koordynację działań Partnerów w Projekcie, w tym przyjęcie i zmiany w Szczegółowym budżecie i harmonogramie działań, zwanym dalej „SZBIHD”
c) akceptację osoby Dyrektora Projektu,
d) weryfikację zgodności przebiegu Projektu z SZBIHD na podstawie danych z monitoringu (w tym analiza zagadnień merytorycznych i prawidłowości wydatkowania środków),
e) analizę jakości wszystkich produktów projektu,
f) zapewnieniem równych szans współpracowników i współpracownic Partnerów (wynagrodzenia, ochrona przed molestowaniem seksualnym, godzenia życia zawodowego i rodzinnego/osobistego, dostęp do awansów i ochrona przed zwolnieniem),
h) rozpatrywanie ewentualnych innych spraw wniesionych przez Partnerów, personel projektu bądź organizacje i osoby uczestniczące w projekcie jako beneficjenci.

§ 4. Reprezentacja Partnerów w Komitecie

1. Każdy z Partnerów wyznaczy swojego przedstawiciela, który reprezentować go będzie w pracach Komitetu (w tym w głosowaniach). Partner może wyznaczyć także zastępcę swojego Przedstawiciela, który będzie go reprezentował w pracach Komitetu w razie niemożności uczestnictwa w tych pracach Przedstawiciela. O osobach Przedstawiciela i Zastępcy Przedstawiciela Partner informuje Komitet pisemnie w trybie określonym w § 6.

2. Wszelkie zmiany dotyczące wyznaczonych Przedstawicieli i ich Zastępców powinny być zgłaszane Komitetowi bez nieuzasadnionej zwłoki, jednak nie później niż na 3 dni robocze przed posiedzeniem Komitetu.

§ 5. Posiedzenia Komitetu

1. Komitet zbiera się co najmniej 1 raz w miesiącu (posiedzenie zwykłe). W uzasadnionych przypadkach Komitet może zbierać się częściej (posiedzenia dodatkowe). Posiedzenia dodatkowe Komitetu mogą być zwoływane z inicjatywy każdego z Partnerów.

2. Termin kolejnego posiedzenia zwykłego jest wyznaczany pod koniec posiedzenia poprzedzającego, o czym wzmianka jest umieszczana w Protokole z posiedzenia. W razie zwołania posiedzenia zwykłego w omawianym trybie odrębne powiadamianie Partnerów o terminie nie jest wymagane.
Terminy posiedzeń dodatkowych są przedmiotem odrębnych uzgodnień pomiędzy Partnerami, przy czym dla ważnego zwołania posiedzenia dodatkowego konieczna jest zgoda na termin wszystkich Partnerów.
W razie ważnego zwołania posiedzenia kworum nie jest wymagane.

3. Porządek obrad posiedzenia ustalany jest w ten sposób, iż każdy członek Komitetu może zgłosić punkt do porządku obrad wraz z materiałami najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą posiedzenia.
Dodatkowe sprawy mogą być rozpatrywane na posiedzeniu Komitetu w razie ich zgłoszenia na początku posiedzenia i uzyskania zgody wszystkich Partnerów.

4. Z każdego posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół. Projekt protokołu jest rozsyłany do uzgodnienia drogą elektroniczną wszystkim członkom Komitetu, w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia posiedzenia Komitetu.

5. Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu mogą zgłaszać uwagi do projektu zapisów protokołu w terminie 7 dni roboczych od daty rozesłania protokołu. Brak uwag do zapisów protokołu oznacza przyjęcie protokołu, natomiast zgłoszone uwagi włączane są do protokołu, który ponownie jest rozsyłany w trybie obiegowym do wszystkich członków Komitetu w celu uzgodnienia nowego zapisu. Jeżeli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania nie zostaną zgłoszone uwagi do nowej wersji protokołu, przedstawiciel Fundacji Praesterno w Komitecie akceptuje swoim podpisem tę wersję protokołu.

6. Posiedzenia Komitetu odbywają się w Warszawie, chyba że inne miejsce posiedzenia zostanie zaakceptowane jednogłośnie przez wszystkich Partnerów.

§ 6. Obsługa prac Komitetu

1. Obsługę sekretariacką, prawną i księgową prac komitetu oraz dokumentowanie podjętych decyzji (uchwał) zapewni Fundacja Praesterno w ramach kosztów pośrednich Projektu.
Wszelkie zgłoszenia, o których mowa w niniejszym Regulaminie oraz całość innej korespondencji do Komitetu Partnerzy kierować będą na adres: Fundacja Praesterno, 00-023 Warszawa ul. Widok 22 lokal 23.

2. Za równorzędne uznaje się skierowanie korespondencji na adres mailowy: biuro@praesterno.pl, przy czym dowodem dojścia korespondencji do Komitetu będzie potwierdzenie otrzymania wiadomości z adresu biuro@praesterno.pl

3. Partnerzy zgłoszą Komitetowi dane adresowe (w tym adresy poczty elektronicznej) do korespondencji.

4. Partnerzy zobowiązują się informować Komitet o zmianach adresów pod rygorem uznania korespondencji doręczonej za ostatni wskazany adres za doręczoną prawidłowo.

§ 7. Zmiany w Regulaminie

Regulamin Komitetu oraz jego zmiany przyjmuje się w formie uchwały Komitetu.
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.